ENSAYO COMPARATIVO SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EN EL PODER JUDICIAL DEL PERÚ

Tradicionalmente el mecanismo más empleado para ejecutar procedimientos administrativos en la órbita de los organismos públicos y algunos privados, es el Expediente. Históricamente, cada expediente consiste en un conjunto de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere un traslado lento de los mismos entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él.Actualmente, hace algunos años que muchas organizaciones han comenzado a implantar el expediente electrónico, de modo que manteniendo el espíritu y objeto de estos tipos de documentos, los mismos sean tramitados de forma electrónica en lugar de en papel.El expediente digital judicial permitirá reemplazar los documentos y expedientes en papel por documentos electrónicos, asimismo muchos de los procedimientos que ahora se utilizan para la tramitación de los procesos judiciales y para comunicarse con las partes y los operadores de justicia, serán reemplazadas por acciones realizadas a través de un sistema informático seguro e interactivo.Actualmente en el Perú el rubro de los expedientes está contenido en la Sección tercera, título II del Código Procesal Civil, artículo 136 que a la letra dice: Artículo  136.- Los Auxiliares jurisdiccionales son responsables de la formación, conservación y seguridad de los expedientes. Cuidarán, además, de la numeración correlativa y sin interpolación de los folios, que las actas que contienen actuaciones judiciales sean suscritas por el Juez y por los que intervengan en ellas, dando fe de la veracidad de su contenido y las demás responsabilidades que la ley les señala. La interpolación en la numeración correlativa sólo es procedente por resolución autoritativa del Juez y bajo su responsabilidad”.Cuartos hacinados, miles de folios y papeles superpuestos llenaban decenas de oficinas en las múltiples oficinas del Poder Judicial. El conocido papeleo entrampa los procesos judiciales gracias a la cantidad de documentos que se tienen que recibir, registrar, archivar y trasladar. Al parecer y aunque no lo crea, esto formará parte del pasado.

 Al menos para el área de Lima Norte, donde hoy se inauguró el expediente digital. La implementación de este expediente digital ha sido posible gracias al aporte del Banco Mundial con lo que se busca agilizar procesos y aligerar la carga procesal. Todos los litigantes de Lima Norte ahorrarán tiempo y dinero con el expediente digital, pues  ya no tendrán que acudir a los juzgados para conocer el estado de sus expedientes, sino que lo podrán hacer desde cualquier lugar con acceso a Internet.El inicio del traspaso del papel a lo digital se inició en Diciembre del 2013 y se requirió de un aporte de 15 millones de soles financiados por el Poder Judicial y el Banco Mundial. La segunda etapa de digitalización contempla a las Cortes de Lima, Junín y Tacna, en las salas especializadas en lo Comercial y Familia, y contará con el financiamiento del Banco Interamericano de Desarrollo, por cinco millones de soles.Finalmente, la tercera y más grande etapa tendrá como objetivo la implementación total de esta solución informática en todas las cortes superiores a nivel nacional. Este último paso requerirá de una inversión de 30 millones de soles y se cumplirá en un plazo aproximado de tres años.Al respecto, el titular del Poder Judicial, Enrique Mendoza, señaló: “Con este proceso, anualmente ahorraremos un promedio de 10 millones de soles, sólo por la reducción de la compra y uso de papel. Pero además, garantizaremos un mayor orden y rapidez en los procesos, facilitando el desarrollo de los mismos” acotó.

 ¿QUÉ ES UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO? 

Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad. Si el registro de los datos y los documentos que conforman al expediente están en soporte digital, estamos frente a un expediente electrónico. Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite Electrónico, al que se agregan características específicas necesarias para cumplir con la normativa legal vigente. En este contexto, el atento lector podrá identificar una gran cantidad de similitudes entre ambos.

 ¿CÓMO FUNCIONA EL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO? 

El expediente judicial electrónico permite al abogado de la parte actora la confección y traslado de la demanda, previo abono digital de la tasa judicial respectiva. Admitida la demanda, el juez correrá traslado electrónico al demandado, siendo notificado vía notificación electrónica.  El Sistema permitirá igualmente al demandado contestar electrónicamente la demanda. Establecida la relación jurídica procesal, se desarrolla el proceso. 

 ¿CÓMO SE CONSULTA EL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO? 

El abogado que tiene reconocida su personería en el expediente electrónico, podrá consultar y presentar diversas peticiones, a través de una serie de claves únicas de acceso al sistema y al expediente judicial. Con ellos, el sistema garantiza el acceso al expediente únicamente a las partes, anulándose el acceso de terceras personas.

     CARACTERÍSTICAS DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO 

•  Rapidez: Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar sobre ellos, que pueden estar ubicadas en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico, y la gestión más eficiente. Evita el extravío de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de los expedientes deja de ser un problema.

•  Descentralización: El soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por restricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos horarios). Permite la interacción y el trabajo sin requerir de la presencia física de los usuarios. De este modo se favorece la descentralización y se acerca el trámite al usuario.

•  Validez legal: El expediente electrónico se regula por un marco legal que legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos. Cada actuación en el expediente que esté firmada electrónicamente, reviste el mismo valor legal y documental que en el soporte papel.

• Del papel al digital: El expediente electrónico funciona con documentos electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados según protocolos de autorización previamente estipulados y firmados electrónicamente. Así es posible pasar del uso del papel como soporte documental hacia el soporte digital, sin perder garantías de calidad y validez, ni opciones en la diversidad de trámites disponibles. 

• Rápida localización y fácil almacenamiento: El expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en bases de datos indexadas. Su inmaterialidad permite que puedan ser almacenados sin necesidad de grandes espacios físicos. La tecnología permite que los documentos de diversos tipos de expedientes se almacenen en un repositorio único organizado y centralizado.

• Heterogeneidad documental: Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al expediente diferentes tipos de documentos, tales como documentos de procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDFs, fotos e imágenes, faxes, etc. Todos ellos podrán ser firmados electrónicamente, de forma de garantizar su validez.

• Copias fieles: Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea necesario, y obtener cada vez copias fieles del original.

• Seguro: El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte papel. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No existe deterioro de los documentos electrónicos. Los mecanismos de firma electrónica descritos a continuación garantizan que el trámite electrónico sea aún más seguro que uno en papel.

• Firma electrónica: En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica en procura de que: Quien firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea quien dice ser. Todo aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por personas no autorizadas.

REQUISITOS DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

• Una alta inversión financiera por parte del Estado, la misma será totalmente justificado al permitir al ciudadano gozar de más confianza en el sistema judicial, y con ello, la tan anhelada “SEGURIDAD JURÍDICA”.

• Implica un tiempo prudencial de capacitación e implementación gradual de uso del sistema electrónico.

• Los servidores Informáticos que graban y mantienen disponible las actuaciones judiciales en las causas.

• Operadores informáticos capaces y honestos.

• Las facultades de Derecho deberán formar a sus estudiantes de grado y postgrado en la utilización del Expediente Judicial Electrónico, creando la materia respectiva. 

VENTAJAS DEL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO

• Anula la posibilidad del extravío o hurto del expediente papel y el posterior engorroso trámite de reconstitución.

• Permite la consulta online (las 24 horas) del expediente judicial, desde cualquier sitio.

• Permite la generación e incorporación de escritos judiciales.

• La duración de vida útil del expediente electrónico sería muy amplia. Por el contrario el papel a los 10 o 15 años, y con el contacto diario del operador de justicia y de las partes se va depreciando en su calidad, haciéndolo ilegible y TAMBIÉN DAÑINO A LA SALUD.

• Se elimina la posibilidad de que el expediente electrónico sea víctima de agentes externos, como el agua (filtraciones, inundaciones) y el fuego (incendio).

• Permite la comunicación digital.

VENTAJAS DE LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA

• Elimina la incertidumbre de los profesionales en cuanto al diligenciamiento de la cédula de notificación, ya sea en el domicilio correcto o en hora hábil.

• Evita al funcionario judicial la innecesaria recorrida diaria para notificar actos procesales.

• 100% de seguridad en el cumplimiento efectivo y rápido de la diligencia judicial. 

EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN EL PERÚ, PARAGUAY, BRASIL Y ARGENTINA 

1.  EL EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN EL PERÚ

El Poder Judicial da un nuevo paso en el desarrollo de la justicia digital y emprende la migración al expediente electrónico, una plataforma online destinada al registro y ejecución, sin uso del papel, de flujos procesales. “Los juicios en el Perú serán hasta un 70% más rápidos con el expediente digital, cuya implementación se inició en la Corte de Lima Norte, ahora se extenderá a todo el país”, aseguró el titular de la judicatura, Enrique Mendoza, quien agregó que este proceso se realizará en seis años.Al presentar esta nueva plataforma informática, la autoridad afirmó que el salto a la digitalización de la administración de justicia implicará múltiples beneficios para los litigantes. “Estamos en la segunda generación de reformas destinadas a mejorar todos nuestros procedimientos”.Estimó que este proceso implicará importantes ganancias en accesibilidad, pues los litigantes podrán ver sin restricción, durante las 24 horas, los expedientes judiciales, desde cualquier punto con internet. Mientras que esta entidad, además, podrá ahorrar 12 millones de nuevos soles al año, al no comprar papel.“Estamos en la ruta correcta y confiamos en que la siguiente gestión, del electo presidente del Poder Judicial, Víctor Ticona, continuará implementando este formato para que adquiera alcance nacional”, subrayó Mendoza, tras recordar que este proyecto se inició con la gestión del anterior titular de la Corte Suprema, Hugo Sivina. Así, entre las características del expediente digital se tiene el envío de notificaciones a casillas electrónicas; la consulta de expedientes y de la jurisprudencia mediante la página web del Poder Judicial.Por este último, el litigante podrá verificar, desde cualquier lugar, la consistencia entre la jurisprudencia existente y la sentencia de su juicio, manifestó el magistrado.

Etapa de transición: 

A la fecha, el expediente digital se encuentra en una etapa piloto.

Así funciona en la Corte de Justicia de Lima Norte en casos laborales actuados en el marco de la nueva Ley Procesal de Trabajo.

Concluida la etapa piloto, esta herramienta digital se extenderá a las especialidades comerciales y de familia.

Su implementación plena, tanto a escala de funcionalidades como de extensión a otras cortes y especialidades, requiere de la emisión de disposiciones legales del Poder Legislativo y de la asignación de presupuesto por el Poder Ejecutivo.

Ventajas:

• La digitalización representa una verdadera revolución cuantitativa y cualitativa de los servicios que presta la judicatura.

• Los litigantes, de este modo, deben esperar mejoras en materia de celeridad, accesibilidad, transparencia, ahorro, productividad ante una mejor gestión, etcétera.

 2.    EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN PARAGUAY

La Ley 4017/2010 le da plena validez jurídica a los expedientes electrónicos, sin embargo la falta de mención expresa de los expedientes de carácter judicial dio lugar dudas respecto a la validez de estos; especulación exegética y doctrinaria que desembocaría en una de las motivaciones para que dicha normativa fuera rápidamente modificada por Ley 4610/2012 que incorporó expresamente la validez jurídica de los expedientes judiciales electrónicos.En las legislaciones de los países de la región sobre validez de la firma electrónica y firma digital no se advierten capítulos especialmente dedicados a los expedientes electrónicos, fundado precisamente en que al referirse a los mensajes de datos o documentos electrónicos se tienen cubiertas las cualidades jurídicas de los usos y aplicaciones que se puedan hacer de ellos, siendo el expediente electrónico una de las funcionalidades que pueden adquirir los mensajes de datos, documentos digitales, informáticos o electrónicos, o como mejor se lo quiera denominar, ya que, salvo algunas sutilezas de carácter técnico, dichos términos son idénticos.La implementación del expediente judicial electrónico, si bien no será la panacea en la administración de la justicia, vendrá a aliviar acuciantes problemas referidos a la falta de transparencia, agilidad y trazabilidad en el procesamiento de los trámites judiciales, al permitir que los sujetos procesales puedan interactuar en forma virtual a través de presentaciones contenidas en formato digital –no todas– que quedarán registradas en la base de datos gestionada por la aplicación o plataforma informática que deberá implementar el Poder Judicial para adquirir operatividad la tramitación del expediente judicial electrónico.La Ley 4017/2010 establece las reglas para determinar el momento y lugar en que un mensaje de datos es remitido y/o recepcionado, con lo cual, la proliferación de los incidentes por presuntos vicios en las actuaciones procesales será sustancialmente reducida, sino completamente irradiadas del proceso; mecanismo procesal utilizado muchas veces como un artilugio perverso para “embarrar la cancha” y con una mera finalidad dilatoria.La Ley 4017/2010 y su modificatoria, la Ley 4610/2012, establecen que los expedientes electrónicos de carácter administrativo o judicial, tendrán validez jurídica y valor probatorio equivalente a los documentos escritos convencionales, siempre y cuando tengan una firma digital; por otro lado, dichas normas dejan librada a la voluntad del órgano estatal que corresponda, la implementación total o parcial del mecanismo electrónico para la tramitación de sus expedientes; sin embargo, la discrecionalidad para optar por la total o parcial implementación, no debe ser excusa para seguir manteniendo un sistema ineficiente e ineficaz para las instituciones públicas, en este caso, para el Poder Judicial.La implementación del expediente judicial electrónico constituirá, sin dudas, un punto de inflexión para la administración de la justicia, que esperemos resulte beneficioso para los operadores del derecho y permita, sobre todo, limpiar la muy desdibujada y maltrecha imagen del Poder Judicial en cuanto a la credibilidad y confianza que proyecta a la ciudadanía.

 3.   EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN BRASIL 

En el Brasil, desde el 2010, se implementa el sistema electrónico de expedientes, donde todo se envía por este medio. Tanto la demanda, como la contestación, notificaciones, las pruebas, las resoluciones.Los procesos judiciales, en Brasil y acá también, son una secuencia de pedidos del interesado, a través de sus abogados, hasta que haya una decisión del juez. Lo que hacemos es que en vez de tramitar este expediente en papel, lo tramitamos vía electrónica, por internet. Entonces, el pedido del abogado lo hace desde su oficina. Prepara la demanda con la firma digital, digitaliza los documentos para las pruebas y envía todo electrónicamente. No existe burocracia, el protocolo es el envío del abogado para el sistema, y lo que éste concluye con su petición, ya está en la computadora del magistrado, quien ya puede examinar y tomar las providencias que corresponden. El abogado de la otra parte, también provoca las contrapruebas, las contestaciones, todas a través del sistema. O sea, el proceso se tramita a través del sistema digital.

¿Qué ventajas tiene? 

Con la implementación del sistema, se redujo el 70% el tiempo de duración de los procesos. ¿Por qué? Ese es el problema, la duración del proceso. El 70% de tiempo se gasta con actos burocráticos, con sellos, foliar, notificar, búsqueda de expedientes para que lleve al abogado, el tiempo en el que este ve el expediente, entre otras cosas. 

4.   EXPEDIENTE JUDICIAL ELECTRÓNICO EN ARGENTINA 

La Corte Suprema de la Nación Argentina viene adoptando una serie de instrumentos tendientes a la despapelización del Poder Judicial y la implementación del expediente electrónico. Así: las notificaciones electrónicas, el poder electrónico, el plan de gestión digital de causas previsionales, y recientemente reglamentó el uso de la videoconferencia en causas en trámite en los juzgados, tribunales orales y cámaras de apelaciones, nacionales y federales del Poder Judicial de la Nación mediante la Acordada 20/2013 del 2 de julio 2013.La Corte Suprema de la Nación Argentina viene adoptando una serie de instrumentos tendientes a la despapelización del Poder Judicial y la implementación del expediente electrónico. Así: las notificaciones electrónicas, el poder electrónico, el plan de gestión digital de causas previsionales, y recientemente reglamentó el uso de la videoconferencia en causas en trámite en los juzgados, tribunales orales y cámaras de apelaciones, nacionales y federales del Poder Judicial de la Nación mediante la Acordada 20/2013 del 2 de julio 2013.La justicia argentina ha ido incorporando alguno de estos adelantos los procesos judiciales. Esta incorporación ha sido paulatina y sin una norma que regulara la cuestión. Este proceso de incorporación de avances tecnológicos ha culminado con la reciente  sanción de ley 26.685 de expediente electrónico.

Implementación del Expediente Electrónico en el Poder Judicial from Nataly Sofía Franco Vargas